データ消去証明書は発行するべきか？必要性と効力について

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データ消去証明書は発行するべきか？必要性と効力について

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データ消去証明書は発行するべきか？必要性と効力について

「データ消去証明書（データ適正消去実行証明書）」とはなにかご存知でしょうか。

データ消去証明書とは、普段職場などで使っているパソコンやHDD／SSDをはじめとしたIT機器のデータを完全消去した際に発行される証明書のこと。

職場で使用しているIT機器の処分を、専門業者に依頼するケースは多くあると思います。

しかしその際に、データがきちんと消去されているのか気になる方もいるのではないでしょうか。

データ消去証明書とは、データがきちんと消去され、機密情報の漏洩を免れたことを保証する書類なのです。

なぜ、データ消去証明書が必要なの？

法人パソコンは、一般家庭のパソコンと処分の仕方が違う！

「使われなくなったパソコンは、どうやって処分されるんだろう？」と考えたことのある人はいませんか？

一般家庭用のパソコンと法人用のパソコンの扱いは異なり、法人用パソコンは適切に処理されリサイクル・リユースされるか、産業廃棄物として廃棄されます。

特に廃棄の場合は、「廃棄物の処理及び清掃に関する法律（廃棄物処理法）」より、産業廃棄物事業者に処理の責任が課せられており、家庭系廃棄物とは異なった方法で廃棄しなければなりません。

そのため、特に個人情報や機密情報が保存されていたパソコンは、法律を遵守する業者に委託するべきでしょう。

ハードディスクやSSDのデータを削除しただけでは、「データを完全消去した」と言えない

「保存していたデータは、削除すれば大丈夫なのでは？」と思う方もいるかもしれません。

しかし、それだけでは完全消去したと言えません。実は削除したデータは、専用のソフトを使うことで復元できてしまう場合があるのです。

パソコンをはじめとした情報機器の処分に関しては、きちんとデータを削除すること。

そしてデータの消去・取り扱いをきちんと行う業者に、その後の処分を委託することが、とても大切です。

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データ消去証明書の効力は？どんなことが記載されている？

しかし、業者に委託をしても、本当にデータが消去されているか、適切な形で処分をされているかと心配になるケースも少なくないと思います。

そこで必要になるのが、データ消去証明書。

データ消去証明書

データ消去証明書は、「ADEC（データ適正消去実行証明協議会）」という機関が発行、もしくはADECから消去技術認証を取得しているソフトウェアで消去を行うことで、データが完全に消去されたという、客観的かつ信頼性ある証明書となります。

証明書には、主に次のような内容が記載されています。

・データ消去の完了日や実施施設
・データ消去方法
・消去したHDD/SSDなどの型番、シリアルナンバー
・データ消去、破壊前後の写真

このような情報を書面で残しておくことで、データ消去・破壊のエビデンスとして高い効力を発揮します。

ADEC（第三者機関）認証のソフトウェアによるデータ消去で安心

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データ消去証明書を発行するメリット

データ消去証明書の発行においてメリットがあるのは、委託業者だけではありません。

情報機器の処分を頼む側にも、大きなメリットがあるのです。

情報漏洩と、後々発生しがちなトラブルを未然に防ぐことができる

データ消去証明書の発行は簡単にできるものではありません。

「データが消去できたかどうかわからないけど、発行します」とは決してならないので、証明書の発行をもって、完全にデータが消去されたと言えます。

証明書の発行は情報漏洩を防ぐのみならず、顧客の信頼獲得、さらには会社の資産管理面においても、十分な効果を発揮します。

機密情報・個人情報をきちんと扱う企業として、「従業員からも」信頼される

顧客や取引先の機密情報はもちろんですが、自社の従業員の個人情報も同じくらいに大切です。

特に最近では、マイナンバーといった秘匿性の高い情報を扱うケースが増えており、個人情報を守秘する重要性が増しています。

そのような時代において、データ消去証明書があれば、社外だけでなく社内の信用を得ることにもつながります。

データ消去証明書が、もしなかったら

データ消去証明書がなければ、データが100％消去されているかどうかは誰にもわかりません。そのため、証明書がなければ不要なトラブルに巻き込まれてしまう可能性も0とは言えないのです。

反対に、万が一情報漏洩があったとしても、データ消去証明書があれば該当機器の処分過程において漏洩したのではないことが即座にわかりますから、スピーディな原因究明にもつながります。

このような観点からも、データ消去証明書を発行すること、ならびに発行してくれる業者に処分を依頼することは、とても重要なのです。

まとめ：情報と会社を守るために、適切な処分を心がけよう

万が一、情報が漏洩してしまったら、「うっかりしていました」では済みません。

人的ミスによる情報漏洩は未然に防ぐことができるはずですから、情報機器の取り扱いには十分に注意しましょう。

また、データ消去を確実に行い、証明書を発行してくれる業者に委託することは、会社を守ることにつながります。

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